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裁罰案件

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和泰產物保險股份有限公司辦理保險業務,核有違反保險法相關規定,依保險法核處罰鍰計新臺幣1,140萬元整,並請該公司3個月內提具內部作業、法令遵循及內部稽核之整體性改善規劃及強化機制,並究責失職人員具報

受文者:如正副本
發文日期:
發文字號:
受處分人名稱:和泰產物保險股份有限公司
營利事業統一編號:略
地址:略
代表人:張○○先生
身分證統一號碼:略
性別:男  出生日期:略
主旨:本會對貴公司日常監理及108年一般業務檢查報告(編號:108F141)所列缺失事項,查貴公司辦理保險業務有違反保險法相關規定,共計核處罰鍰新臺幣(下同)1,140萬元,請查照。
事實及理由:
一、貴公司未就與集團關係企業間各項作業辦理風險評估,並建立適當的防火牆,有逕以母公司決策為執行依據,未遵循所訂內部規範,嚴重違反公司治理,致採購作業未落實內部控制三道防線制度;且貴公司人事任用未落實適格性審視,內部控制機制無法有效發揮,又法令遵循及稽核單位未確實執行其職責,嚴重影響公司健全經營,核與保險法第148條之3第1項授權訂定之「保險業內部控制及稽核制度實施辦法」第4條第5款、第5條第1項第8款、第32條第3項第1款,及保險法第146條之7第3項授權訂定之「保險業與利害關係人從事放款以外之其他交易管理辦法」第4條第3項規定不符,其事實如下:
(一)未依行為時所訂採購作業管理辦法辦理廣告商遴選、比價作業,且未執行與利害關係人交易之檢核作業:
1、貴公司106年3月16日簽報「和泰產險品牌廣宣」廣告採購案,逕以集團母公司「OO汽車」評選後擇訂廠商(台灣OO)為該案廣告商,且與OO汽車使用相同付款條件,不另簽年度合約。又該廣告採購到期後,108年3月26日簽報時,僅以該廠商為OO汽車長期合作夥伴及延續過去廣告效益為由,逕為決定與該廠商繼續合作。按OO汽車及貴公司雖為關係企業,惟二者具獨立法人格,所經營業務亦不相同,貴公司單憑集團母公司OO汽車採購決策執行貴公司採購事務,嚴重違反公司治理,且未確實依據採購作業管理辦法辦理合格廠商遴選及比價程序,未落實執行內部規範。
2、貴公司106年11月8日簽辦媒體廣告採購案,其交易對象為貴公司法人董事(大股東)OO投資有限公司擔任負責人之OO租車公司,貴公司107年1月至8月支付OO租車公司行銷廣告費,每月金額介於1,600千元至4,999千元,合計31,566千元,給付項目為OO手冊內頁、短租車主手冊內頁、Hot大聯盟、官網Banner廣告、電視廣告分攤、短租據點招牌及立牌等。惟該案簽呈僅說明「OO租車為國內規模最大之汽車租賃廠商,其客戶包含各大型與中小企業,為增加和泰產險之知名度,將與OO租車合作各項廣告推廣活動,並期望藉此增加其法人客戶之業務機會」,即經副董事長核准,未於執行前依「保險業與利害關係人從事放款以外之其他交易管理辦法」第4條第3項規定,辦理其條件不優於其他同類對象之檢核作業,貴公司辦理與利害關係人交易未符程序。
3、前開二項採購案及106年2月17日簽辦OOO公司承辦媒體(電視台、報紙、雜誌及網路)廣告案(107年續約時亦同),僅分別以簽呈方式簽報總經理或副董事長核決即執行,均未遵循行為時採購辦法辦理合格廠商遴選及比價程序,未落實執行內部規範。
(二)採購作業管理辦法建立未完備:貴公司於蘇黎世產險時期,105年9月26日修訂之採購作業管理辦法,原訂有比價、遴選之採購程序,其後於股權移轉後,107年8月1日僅由前總經理核定即修訂採購作業管理辦法,對有關商業合作案、品牌行銷、公關活動、媒體廣告、律師費等採購項目,於辦法明定排除其適用比價、遴選程序,而僅需依公司管理事務權責劃分表,以簽呈方式由核決主管核准後執行,惟內部核決分層負責與採購作業程序,二者有間。貴公司刪除採購辦法之比價、遴選程序,未善盡審慎評估刪除比價、遴選採購程序之妥適性,致使作業規範建立未完善,且採購辦法之修訂,未報董事會討論,不利董事會掌握及監督公司相關風險,無法有效發揮內控機制、善盡妥善監督之責。
(三)人事任用未落實適格性審視:貴公司之人力資源管理作業內部規範已明定,任用經理級以上主管應檢視其是否具備「保險業負責人應具備資格條件準則」所定資格條件,且列為控制重點;惟貴公司任用原任職母公司和泰汽車人員擔任「協理」,負責公司財務、總務及管理等重要職務,卻未依規定確實審視該任職人員適格性,未能有效發揮內控監督機制,致所聘顏君及張君等員工,有以「特別助理」職稱規避應符合「保險業負責人應具備資格條件準則」規定之情事:
1、貴公司聘任原任職於OO汽車之顏君及張君分別擔任貴公司財務暨行政處長及總經理室處長,並以「協理」職稱任職。經本會保險局檢視貴公司所附該二人適格性證明文件,並經多次請貴公司應依上開準則辦理,仍無法補正後,於108年2月26日函復貴公司所報顏君及張君資格條件具體事證,尚難認符合「保險業負責人應具備資格條件準則」第5條第1項各款所定資格條件,貴公司於108年3月15日函復本會保險局,已於108年3月1日將顏、張二人調至總經理室擔任特別助理職,不再擔任主管職位。
2、貴公司雖函復於108年3月1日調整顏君及張君之職務為總經理室特助,經抽核費用報支及核定流程,紙本報送部分尚能依所訂分層負責表辦理,惟電子表單核銷流程仍有經顏君核定情事,如:108年3月22日管理事務費用(大直96-11地號地價稅,金額22,863元),係由資金運用室室長申請後送顏君,再由顏君核定後送會計室核銷出帳。且貴公司雖說明已調整顏君及張君之職務,卻未即時修正電子簽核系統流程,遲於108年9月1日始取消顏、張二人電子簽核權,管理作業亦有嚴重缺失。
3、另查貴公司媒體廣告、人事任用、董事會提案等之內部簽呈,有會辦顏、張二人,雖貴公司說明顏、張二人無核決權限,僅係知會二人,由其對各項簽陳彙整後陳總經理或董事長做最後核示,然會辦該二人即證渠等有實質表示意見之權限,並非僅為知會性質,顏、張二人仍實質擔任經理人職務。
4、再經檢視,顏、張二人薪資為94,400元至141,600元級距,為貴公司協理/特助職位,且顏君於108年6月28日到本會保險局拜會時,所持名片之職位為「協理」。
5、又依貴公司108年11月11日第三十八屆董事會第二十八次會議議事錄,貳、討論事項,二、本次會議討論事項,(八)案由:「擬任免本公司財務主管及會計主管,經審查已符合相關法規規定,報請鑒核。」,說明2「擬任命財務部部長O經理為財務主管,原財務主管顏O特助免任」,顯見顏君實質上為貴公司財務主管。
(四)球證管理未符購買目的,核欠妥適:貴公司高爾夫俱樂部會員證之使用情形,有與原簽呈及陳報董事會所述購買目的不同情事,如:公司於106年12月27日、107年6月14日、108年2月20日經董事會同意購買OO、OO、OO、OO及OO等5處高爾夫俱樂部之會員證,金額共計139,400千元(含保證金65,000千元),其購買簽呈及董事會會議議程所述內容為提供員工及業務推廣使用,惟經抽查108年7月、108年8月之球券領用控管表,其實際使用情形偏重借予公司董事所擔任董事或監察人之OO、OO、OO汽車等公司使用,致與購買目的不同。
(五)法遵及稽核單位未發揮其效力:貴公司執行採購、人事任用等作業,法遵單位於提具適法性意見及稽核單位辦理查核時,有逕採信業務單位之意見,未能本於專業與職責發揮應有管控機制、未實質認定相關作業之適法性,亦未積極辦理內部稽核,致貴公司監督作業未能有效運作,無法發現採購程序未符內部採購作業管理辦法或任職人員未具法定資格等問題並及時改善,凸顯公司法遵及稽核等內部控制制度流於形式,如:
1、106年2月17日簽辦由OOO公司承辦媒體廣告案,及107年5月續約時,雖會辦法務暨法令遵循室,惟該室對行為時交易未符合公司所訂採購作業管理辦法未表示意見,法令遵循作業有欠妥。稽核單位107年11月8日對廣告控管作業之查核報告,並未發現採購作業未符內規等異常缺失,無法發揮稽核單位風險監控之有效性。
2、107年10月31日法令遵循部門針對顏、張二人適格性,所出具之意見,認為「相關資格之具體定義及範疇為行政主管機關之裁量權限」,且對貴公司人事任用之招聘程序,僅表示,「倘人事單位表示無誤,則該招聘任用於程序上之適法性應無疑義」,未依據法遵職責表示具體適法性意見。同日稽核單位出具查核意見,同意人事單位對顏、張二人符合資格條件之說法,且於顏、張二人改任「特別助理」後,稽核單位108年7月24日出具之專案稽核報告,亦採信人事單位說法,認為該特別助理職位非經理職,不受「保險業負責人應具備資格條件準則」之規範,未就顏、張二人實質工作內容,查核及判斷有無符合法規。
二、貴公司有為避免遭提列檢查缺失,而於本會實地檢查時提供自行重新製作之要保書正本情事,核有違反保險法第168條之1第1項第4款規定,如:檢查時抽調OO保險經紀人通路招攬之旅行綜合保險11張保單要保書,貴公司僅提供影本資料,經檢查人員要求後始提供正本,比對要保書正、影本文件,發現保單號碼09244***(要保日108年9月11日)保單正、影本之要、被保險人簽名樣式及位置不符,貴公司書面補充說明「...調閱正本要保書時,因調閱時間急迫,...,在找不到正本的情況下,為便宜行事由本公司板橋通訊處自行重新製作正本要保書乙份應急,本公司對於板橋通訊處承辦人員之違失當列入年度考評,惟為證實上述之情況,本公司已再行向OO保經收回上揭要保書正本在案,並再度檢視確實與原件相符。」,依前述說明顯示,貴公司提供自行重新製作之要保書正本,有妨礙金融檢查之實,核與保險法第168條之1第1項第4款規定不符。
三、貴公司對收費及出單作業檢核控管機制未能發揮其控管效能,致有保戶已繳費而未出單,嗣經保戶反映未收保單始予補發保單。另貴公司事後未確實查明異常事件發生原因,未清查其他案件有無類同情事,未即時檢討並修訂收費及出單作業檢核控管機制,影響消費者權益,核與保險法第148條之3第1項授權訂定之「保險業內部控制及稽核制度實施辦法」第5條第1項第2款規定不符,如:貴公司對於收費出單作業訂有作業流程,需對收費出單明細進行核對及追蹤出單狀況,惟貴公司俟往來之OO保險代理人公司(以下稱OO保代)108年1月向貴公司反映,始知其招攬之案件有生效日為107年6月及7月之2張任意汽車險保單(保單號碼08918***-1、保費新臺幣(以下同)20,059元及08918***-1、28,928元),保戶尚未收到保單之情事,相關處理有下列欠妥情事:
(一)未完整查明異常事件發生原因:檢查期間請公司就案關事項回復說明辦理情形,公司財務部查核前述保單號碼08918***-1之繳費紀錄,發現該保單之ATM轉帳繳費憑證,遭服務人員挪用抵繳另一保單號碼08638***-1 (生效日107.5.24,保費51,463元)部分保費。
(二)未清查該服務人員招攬案件是否有相同情事:經抽查該員招攬之保單號碼08887***-1 (生效日108年1月3日,保費31,479元),其中保費2,065元繳費日為107年10月15日,有遠早於保單生效日之顯欠合理情事。
(三)未即時檢討並修訂收費及出單作業檢核控管機制:公司於前述2張保單生效日之次月(107年7月及107年8月)即支付佣金予OO保代,公司迄OO保代108年1月反映未收到該2張任意汽車險保單,始發現尚未收取保費且未出單。
法令依據:
一、上開事實一,違規事實明確,應依保險法第171條之1第4項規定,核處罰鍰600萬元。
二、上開事實二,違規事實明確,依保險法第168條之1第1項第4款規定,核處罰鍰360萬元。
三、上開事實三,違規事實明確,依保險法第171條之1第4項規定,核處罰鍰180萬元。
注意事項:
一、受處分人如不服本處分,應於本處分送達之次日起30日內,依訴願法第58條第1項規定,繕具訴願書經由本會(新北市板橋區縣民大道二段7號18樓)向行政院提起訴願。惟依訴願法第93條第1項規定,除法律另有規定外,訴願之提起並不停止本處分之執行,受處分人仍應繳納罰鍰。
二、受處分人如逾本處分所定繳款期限不繳納罰鍰者,即依行政執行法第4條第1項但書規定,移送法務部行政執行署各分署辦理行政執行。
三、檢附金融監督管理委員會各項費用繳款單乙紙。
 
正本:和泰產物保險股份有限公司(代表人張○○先生)
副本:本會檢查局、保險局
 
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